Salesforce vous permet de regrouper vos rapports dans des dossiers et de partager ces dossiers avec des utilisateurs ou des groupes spécifiques. Cela vous donne un contrôle granulaire sur qui peut voir et modifier vos rapports.
Comprendre les dossiers et les permissions
- Dossiers: Imaginez des dossiers comme des classeurs. Ils stockent vos rapports et vous permettent de les organiser de manière logique.
- Permissions: Lorsque vous partagez un dossier, vous définissez le niveau d’accès que les utilisateurs ou les groupes auront aux rapports qu’il contient. Il existe trois niveaux de permission :
- Afficher: Les utilisateurs peuvent uniquement consulter les rapports.
- Modifier: Les utilisateurs peuvent consulter et modifier les rapports, mais ils ne peuvent pas les supprimer.
- Gérer: Les utilisateurs disposent d’un accès complet, pouvant consulter, modifier et supprimer les rapports.
Partager un rapport dans Salesforce Lightning
- Accédez à vos rapports ou tableaux de bord: Cliquez sur l’onglet « Rapports » ou « Tableaux de bord » dans votre tableau de bord Salesforce. Vous pouvez également y accéder via le lanceur d’applications.
- Sélectionnez le dossier à partager: Localisez le dossier contenant le rapport que vous souhaitez partager et cliquez sur la flèche vers le bas à côté de son nom.
- Ouvrez le menu « Partager »: Dans le menu déroulant, sélectionnez « Partager ».
- Définissez les paramètres de partage:
- Partager avec: Choisissez avec qui vous voulez partager le dossier. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs, des rôles, des rôles et subordonnés, ou des groupes publics.
- Noms: Recherchez les utilisateurs ou les groupes auxquels vous souhaitez accorder l’accès.
- Accès: Sélectionnez le niveau d’accès approprié (Afficher, Modifier ou Gérer).
- Qui peut accéder: Cette section affiche la liste des utilisateurs ou des groupes disposant d’un accès au dossier. Vous pouvez modifier les permissions ou supprimer des utilisateurs de cette liste.
- Cliquez sur « Terminé »: Une fois que vous avez défini les paramètres de partage, cliquez sur « Terminé » pour enregistrer vos modifications.
En partageant des dossiers de rapports dans Salesforce, vous pouvez collaborer efficacement avec votre équipe et vous assurer que les bonnes personnes disposent des informations dont elles ont besoin. N’oubliez pas de définir des permissions appropriées pour garantir la sécurité de vos données.
