Les règles de partage et le partage manuel sont deux méthodes distinctes utilisées pour gérer l’accès aux enregistrements dans Salesforce. Voici leurs principales différences :
- Automatisation vs Intervention manuelle :
- Règles de partage : Ce sont des mécanismes automatisés qui définissent l’accès aux enregistrements pour des groupes d’utilisateurs spécifiques. Une fois configurées, elles appliquent les permissions de manière systématique et constante sans nécessiter d’intervention humaine supplémentaire.
- Partage manuel : Il permet aux propriétaires d’enregistrements de partager spécifiquement leurs enregistrements avec d’autres utilisateurs de manière ad hoc. Cela nécessite une action directe de la part de l’utilisateur propriétaire de l’enregistrement.
- Scalabilité :
- Règles de partage : Conçues pour gérer l’accès aux enregistrements à grande échelle. Elles sont idéales pour appliquer des permissions à des groupes d’utilisateurs entiers, tels que des équipes, départements ou rôles spécifiques.
- Partage manuel : Plus adapté à des besoins ponctuels ou spécifiques. Il n’est pas conçu pour gérer des modifications à grande échelle et devient difficile à gérer si appliqué à un grand nombre d’enregistrements.
- Configuration :
- Règles de partage : Configurées par les administrateurs Salesforce via l’interface d’administration. Elles requièrent une planification et une configuration initiales, mais une fois mises en place, elles fonctionnent de manière transparente.
- Partage manuel : Réalisé directement par les utilisateurs finaux via l’interface utilisateur. Il ne nécessite pas d’intervention de la part des administrateurs pour chaque partage, mais peut être moins sécurisé si utilisé inconsidérément.
- Types d’accès :
- Règles de partage : Elles permettent d’accorder des accès supplémentaires en lecture seule ou en lecture/écriture à des groupes d’utilisateurs. Elles ne peuvent pas restreindre les accès déjà définis par les paramètres par défaut de l’organisation.
- Partage manuel : Permet aux propriétaires d’enregistrements de donner des permissions spécifiques (lecture seule ou lecture/écriture) à des utilisateurs individuels ou à des groupes restreints, au cas par cas.
- Utilisation typique :
- Règles de partage : Utilisées pour des scénarios courants et répétitifs où des groupes d’utilisateurs nécessitent un accès constant et régulier à des enregistrements spécifiques. Par exemple, donner accès à toutes les opportunités de vente à l’équipe marketing.
- Partage manuel : Souvent utilisé pour des situations temporaires ou exceptionnelles. Par exemple, un recruteur en vacances qui partage ses candidatures avec un collègue pour une durée limitée.
En résumé, les règles de partage et le partage manuel sont deux outils complémentaires dans Salesforce pour gérer l’accès aux enregistrements. Les règles de partage sont idéales pour des configurations automatiques et scalables, tandis que le partage manuel est plus adapté aux besoins spécifiques et temporaires.
